Văn phòng điện tử trong thời đại 4.0 tại Việt Nam

Cách mạng 4.0 đang đem lại cơ hội lớn nhưng cũng đặt ra yêu cầu cấp thiết về thay đổi phương thức làm việc, từ thủ công sang "số hóa".

Thời đại 4.0 ảnh hướng to lớn đến công tác quản trị văn phòng

Cách mạng công nghiệp 4.0 đã làm thay đổi sâu sắc diện mạo của nền kinh tế, đồng thay thay đổi phương thức làm việc và cách thức cạnh tranh giữa các doanh nghiệp với nhau. Khi cả thế giới đã bước sang kỷ nguyên số nhưng Việt Nam vẫn còn đang loay hoay trên con đường công nghiệp hóa – hiện đại hóa đất nước thì cuộc cách mạng này chính là cơ hội duy nhất để đưa nước ta tiến kịp với thế giới.

Cách mạng công nghiệp 4.0 đang diễn ra. Ảnh: Internet

Một trong những yêu cầu cơ bản của cách mạng công nghiệp 4.0 tại Việt Nam có lẽ phải đi lên từ việc chuyển đổi cách thức làm việc. Thay vì làm việc với văn phòng giấy tờ cứng nhắc, quản lý công việc một cách thủ công, văn phòng điện tử là giải pháp mang lại lợi ích thiết thực về thời gian và kinh tế.

Số hóa thao tác – vũ khí mềm không thể thiếu

Một trong những cơ quan nhà nước đi đầu trong việc thực hiện số hóa văn phòng, cải cách thủ tục hành chính phải kể đến Bộ Tài chính. Trong 5 năm liên tiếp (2012 - 2017), đơn vị này liên tục dẫn đầu 20 bộ ngành về khả năng triển khai và ứng dụng công nghệ thông tin (theo báo cáo ICT Index 2017). Mỗi năm, Bộ đã xử lý gần 80.000 tờ trình, nhận khoảng 200.000 và gửi đi 25.000 văn bản điện tử, tiết kiệm hàng trăm tỷ đồng tiền in ấn nhờ triển khai hệ thống quản lý văn bản và điều hành ngành Tài chính.

Đối với các doanh nghiệp, văn phòng điện tử giúp tạo ra một hệ thống quản lý tập trung, nhà quản lý có thể điều hành công việc mọi lúc mọi nơi một cách sát sao và minh bạch. Mọi nhân viên cũng có thể dễ dàng quản lý tài liệu, gửi nhận văn bản tức thời, giúp nâng cao hiệu quả khai thác tài nguyên thông tin chung và năng suất lao động.

Văn phòng điện tử còn đem lại những lợi ích đáng kể về kinh tế. Với khả năng cung cấp môi trường làm việc cộng tác một cách hiệu quả, chi phí tổ chức họp hành, chuyển phát tài liệu, in ấn giảm đi đáng kể, đồng thời giúp tiết kiệm thời gian và công sức cho những công việc không cần thiết.

eDocman Plus đã số hóa thành công hơn 200 cơ quan và doanh nghiệp

Được giới thiệu ra thị trường từ năm 2011, eDocman Plus là giải pháp tổng thể phục vụ việc xây dựng các ứng dụng tin học hóa quản lý thông tin, văn bản, điều hành công việc trong các cơ quan hành chính nhà nước, tổ chức, doanh nghiệp... Phần mềm này thừa hưởng toàn bộ các thế mạnh của eDocman - sản phẩm đã được ứng dụng tại trên 100 cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp và đạt được rất nhiều giải thưởng trong và ngoài nước.

eDocman Plus được xây dựng trên nền tảng công nghệ Sharepoint nên có khả năng tích hợp tốt về hạ tầng, smartphone, máy tính bảng, thiết bị ngoại vi, quét tin nhắn SMS, các ứng dụng Office thông dụng và các tính năng tiện ích. Phần mềm cung cấp một môi trường cộng tác hiện đại, đơn giản và thân thiện với người sử dụng. Bất cứ nơi đâu, bất cứ khi nào, người dùng đều có thể truy cập vào thông tin cần thiết, thực hiện xử lý công việc của mình.

Mô hình chức năng cơ bản của phần mềm eDocman Plus

Với nhiều tính năng được tích hợp trong phần mềm như quản lý và kiểm soát tình hình xử lý công văn, hồ sơ công việc, giao việc, quản lý lịch làm việc, quản lý lưu trữ hồ sơ, số hoá tài liệu... eDocman Plus gần như đáp ứng tốt tất cả những yêu cầu của người sử dụng.

Một trong những điểm nổi bật của phần mềm là việc sử dụng giao diện web nên không cần cài đặt phần mềm ở từng máy trạm. Nhờ đó, cơ quan, doanh nghiệp không phải tốn nhiều chi phí đầu tư cơ sở hạ tầng ban đầu, không gặp phải rủi ro khi triển khai trên nhiều loại máy tính khác nhau, nhiều phiên bản hệ điều hành khác nhau, rút ngắn được thời gian triển khai so với các phần mềm khác và được hỗ trợ khắc phục sự cố ngay tức thì. Không những vậy, cơ quan, doanh nghiệp có thể cài đặt thêm các ứng dụng đáp ứng nhu cầu tin học hóa của đơn vị mình và có thể mở rộng quy mô triển khai đến từng địa phương, chi nhánh, đơn vị trực thuộc theo quy mô của cơ quan, doanh nghiệp trong tương lai.

Theo đánh giá của các cơ quan và doanh nghiệp đã triển khai, phần mềm này đã đem lại những thay đổi lớn trong phương thức làm việc, quản lý, điều hành và cộng tác.

Phần mềm eDocman Plus nhận được giải thưởng Sao Khuê năm 2012

Hiện tại, eDocman Plus được ứng dụng tại 200 cơ quan Bộ, Ngành, UBND tỉnh/thành/quận/huyện, các sở ban ngành, ngân hàng, các đại học và doanh nghiệp lớn khắp 63 tỉnh thành trên toàn quốc: Bộ Tài chính, Bộ Y Tế, Bộ Giáo dục và Đào tạo, Bộ Ngoại Giao, Cục Tin học và Thống kê Tài chính – Bộ Tài chính, Cục Dự Trữ Quốc Gia – Bộ Tài Chính, Tập đoàn Dệt may Việt Nam, Tổng công ty Bảo hiểm Việt Nam, Công ty Chứng khoán Ngân hàng VPBank (VPBS), Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam, Ngân hàng Đầu tư và phát triển Việt Nam…